多種多様なメンバー間での情報共有をどうするか

今年度、小学校のPTA広報委員をやっている池島です。
次に発行する広報誌のデザインを担当していますが、最終校正に入っており、あと一息といったところです。

家庭を持ったり、子供がいたりすると、町内会や管理組合、保護者会やPTAといった組織の役員を、1度はやることになるのではないでしょうか。
年齢や職業、スキルやITリテラシーなどがバラバラのメンバーが集まると、集まりの出欠確認や情報共有をどうするか、ということが、常に問題になってきます。
あまり時間や手間をかけられない、でも全員ができるとは限らない、という中で、どこに落としどころを持ってくるのかが難しいのです。

仕事では、一定以上のスキルやリテラシーを持っている前提なので、様々なツールを駆使して情報の共有が行えますが、それでも全員に周知し、完全に理解を得ることは困難を伴います。

様々な組織において、どのように情報共有を行っていたか、また、どうするのがよりベターなのかを考えてみます。

保育園の保護者会(難易度★)

利用ツール
  • サイボウズLive
  • メール
組織の事情やメンバーについて

子供1人に1回は保護者会の役員をするのが義務だったため、2回役員を引き受けました。こちらでも広報係でした。
保育園の保護者は、基本的に仕事に就いているため、スマートフォンの普及率も高かったですし、PCが使える人も多かったです。

利用している情報共有ツールについて

PCやスマートフォンの利用を前提にでき、しかしながら予算は限られているため、無料で使える「サイボウズLive」を利用していました。
更新されるとメールやアプリから通知がされ、更新レポートの間隔や、通知を受け取らない時間帯など設定できるので、深夜・早朝でも気にせず書き込めました。

ちなみに、クラス内での連絡は、数年前は電話番号とメールアドレスを記載した名簿を作成し、一斉メールなどしていましたが、ここ最近はLINEにグループを作って利用しています。LINEを使っていない保護者には、個別でメールをしているようです。

改善点について

人数も少ないですし、活動内容も少ないので、しばらくこのままでいいのではと思います。
私も、もう関わることもないですし・・・。
しかし、来年民営化するので、保護者会自体が変わっていく可能性もあります。

マンションの理事会(難易度★★)

利用ツール
  • メール
  • 紙媒体
組織の事情やメンバーについて

今のマンションに住み始めてから数年後に、輪番制で理事の役目が回ってきました。夫が担当しました。
500世帯を超えるマンションですので、理事の人数も多くなります。
また、30〜40代が多いですが、ご年配の方も、外国人の方もいらっしゃいます。

利用している情報共有ツールについて

連絡のやり取りは、主にメールを使っていたようです。
また、全員同じマンションに住んでいるわけですので、紙に書いたり印刷した物を回覧したりもしていました。
読んだらハンコを押して次に回す、昔ながらのスタイルですが、次のお宅に伺わず、集合ポストに入れていました。

理事会の議事録は、マンションの専用サイトにアップロードされる他、大きめに印刷した物を2箇所の掲示板に貼り出しています。
マンション専用サイトには、住民が自由に書き込める掲示板もあるのですが、ほとんど使われていないようです。

改善点について

もっと、専用サイトを活用すればいいのに、と思いますが、指定のメールアドレスに通知する機能もありませんし、標準のインターネット回線に接続していないと見ることもできないため、ちょっと使い勝手が悪いかなとも感じています。
ITツールを使いこなせない年配の方のことも考慮すると、時間はかかりますが、今まで通り紙を回覧するのが一番確実なようにも思えます。
これから年月が過ぎ、今ITツールを使いこなしている若い層が高齢者になる頃には、また変わっているかもしれません。

小学校のPTA(難易度★★★)

利用ツール
  • メール
  • サイボウズLive
  • Dropbox
組織の事情やメンバーについて

学校関係はとにかく、個人情報保護対策が過剰で、新しいツール導入の許認可も大変面倒です。
その割には、本部の担当役員の方に情報セキュリティの知識があまりなく、とにかくダメの一点張りで手強いです。

写真データは、学校のPTA室にある専用PCに、USBメモリやデジカメから直接データをコピーするのが基本です。
クラウドストレージなどは、流出の恐れがあるからと禁止なのですが、USBメモリを紛失したり、写真撮影に使ったスマートフォンからデータ流出するリスクの方が、より現実的に思えます。

冒頭にも書いた通り広報委員をしていますが、メンバーには、働いている人も、そうでない人も、積極的に委員になった人も、仕方なくやっている人も。
年齢はそれほどばらつきがないのですが、スキルやITリテラシー、生活環境がバラバラ。
情報共有を行う手段をどうするか、大変難しいところとなります。

利用している情報共有ツールについて

当初、メールで委員間のやり取りをしていましたが、あまりにもやりにくいので委員長(印刷関係のお仕事)に相談したところ、編集担当者と役員だけで、こっそりクラウドツールを使おうということになりました。
というわけで、連絡のやり取りや校正などにはサイボウズLiveを、サイズの大きいファイルのやり取りには「Dropbox」を使っています。
必要事項の連絡を掲示板でやり取りでき、データも学校にコピーしに行く必要がなくなったので、とても効率が上がったと思います。

しかし、校正をする役員の方が、「サイボウズに上がってるの、気付かなかった!」と、校正が遅れる事態に。
アプリを入れていなかったとしても、メールで通知が行っていたはずなのですが・・・。
その後、メールでの連絡も併用するようにして、何とかスケジュール通りに作業が進んでいます。

改善点について

毎年メンバーが入れ替わっていくので、引き継ぎなどの点でもツール導入は困難もありますが、資料や共有事項の引き継ぎがスムーズになるので、ツール利用の正式利用を決定し、次年度に引き継いでもらいたいと考えています。
役員をされる保護者の生活や経済状況は様々ですが、スマートフォンはほぼ普及しているように見えましたので、アプリの導入に際して丁寧に説明を行えば、さほど問題は無いように思えました。
まずは、本部役員や校長先生・副校長先生の説得からとなるでしょう。

最後に

家庭を持っていると、仕事とは違った人々との関わりが増え、新しい世界が広がると共に、考え方の違いや意思疎通の難しさにぶつかります。
違いを理解し、すり合わせ、意見や情報を共有することは、困難を伴いますが、仕事でも役立つ経験となり、ビジネスへの発想の糧となるでしょう。
PTAなどの役員を引き受けると、何かと手間や時間を取られ、プライベートが犠牲になることもありますが、人脈が広がったり、経験が増えたりと、自分のプラスになることも多いです。
積極的に引き受けたくない気持ちもありますが、やるからには積極的に関わって、自分をレベルアップさせたいと思います。

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