社内ドキュメントの管理体制とイチオシesa活動の最新事情

2022年5月に入社したtecchanです！

DWSでは毎週金曜日の朝会でイチオシのesaドキュメントを紹介する活動をしています。「イチオシのesaドキュメントを紹介する活動を始めました」のブログ記事でもこの活動は紹介されていますが、数回実施された時点で執筆されたブログとなっています。

そこで今回は、イチオシesa活動の最新事情を紹介したいと思います。「そもそもesaってなんなの？」というから紹介していきますので、ぜひお気軽にご覧ください。

esaとは

esaは社内のドキュメント共有サービスです。マークダウン形式でドキュメントを作成する事が可能です。esaの詳細につきましては公式サイトもご参照ください。

当社では2015年9月頃にQiita:Teamとesaを並行して活用し、esaを採用することにしたようです。詳細は当時のブログに記載がありましたので、そちらもご参照ください。

DWSではプロジェクト情報に関するナレッジも、人事関連の制度も、技術情報も全て各メンバーがesaで執筆しています。ファイルについてはオンラインストレージサービス等を使用することもありますが、基本的にはesaを中心にドキュメントが管理されています。

DWSでの投稿状況

DWSでは暗黙知の形式知化 というポリシーで、メンバーが保有しているナレッジ・ノウハウ、情報を積極的にesaでドキュメント化することを強く推奨しています。

設計書や打ち合わせ議事録等の案件に係るもの、技術検証関連、福利厚生関連などに加え、自己紹介記事や好きな映画や漫画をひたすら上げていくような記事まで、様々なドキュメントが作成されています。

なお、投稿数は2022年1月時点で約3300本、2023年1月時点で約5600本でした。
メンバーの増加に伴い、投稿頻度も比例して増加しています。

管理体制

投稿記事数の増加に伴い、階層の整理や古い記事の最新化などの課題が出てきました。

先日この件について社内のメンバー全員で議論の時間を設け、改めて運用方針を定めました。その結果、以下の３つが主な運用ルールとなりました

• 管理コスト削減のため、管理人を設けない。
• 誤りの訂正や古い記事のアーカイブ化、階層の移動、リンク切れ、必読タグの付け外し等はメンバー各自の判断で自由に行う。
• イチオシesaにて積極的に記事をピックアップすることで、記事数が増えてもナレッジを共有する仕組みを維持する。

管理コストについては、少数精鋭だからこそ管理工数はなるべくかけたくない、業務に関わるところに集中したいという強い思いが役員、メンバーそれぞれにありました。

記事の更新については、各自の管理に任せることとしました。各々の考え方の差によってディレクトリ分けの基準や粒度が異なることも想定されましたが、管理人を設けない分の代わりとしてそれは許容することとしました。

イチオシesaについては後述します。

イチオシesa紹介活動

入社にあたり全員が読む必要のある記事については「#必読」のタグが付けられています。しかし、それ以外はDWSではタグを使用しておらず、必要があれば主に検索機能を使って必要な情報を収集しています。

裏を返せば自身で検索をしなければその記事は見られることはなく、宝の持ち腐れになってしまう可能性もあります。この対策として、DWSではイチオシesaの紹介活動を始めました。

これは毎週の金曜日の朝会までに、各メンバーが「これはイチオシ！」とおすすめしたesa記事をピックアップし、それを朝会でシェアするという活動です。これにより、各メンバーのおすすめだと思う記事が、他のメンバーにも届くような環境ができています。

2023年1月時点では、メンバー約30名に対し、毎週7~8本挙げられているので、平均すると毎月一人一本くらいは挙げている計算になりそうです。

イチオシesaで紹介されている記事の例

もう少しイメージを掴んでいただくために、ちょうど記事を書いている週のイチオシesa紹介で取り上げられていた記事を紹介します。

社内手続き、チームビルディング、案件に関する告知、技術情報、趣味など、幅広い範囲でピックアップされています。esaの投稿には特に制限がなく、各メンバーが自由に投稿できるような文化になっています。

まとめ

今回は社内のドキュメント基盤として利用しているesaについて紹介しました。esaに限らず、社内のドキュメント共有について課題を感じていれば参考にしていただけますと幸いです。

そのうち、「入社したら読んでほしいesa10選」などもブログ上で紹介できればと思います！
以上、イチオシesaをよくピックアップしているtecchanがお送りしました！

tecchan

プロジェクトリード / スクラムマスター / エンジニア

金融業界のSIerにて5年間勤務。大小様々な規模の案件にてプロジェクトマネジメントを経験後2022年5月にDWSへ入社。最先端の技術を用いる開発業務を担当。最近では先端技術への理解とマネジメントの経験を活かし、スクラムマスターとして案件を推進。AWS認定資格全12種取得。認定スクラムマスターPSMⅡ取得。