お客様とのやり取りで気をつけていること7つ

寒くなりましたね。早く南国に移動したい下條です。

弊社での受託開発ではお客様とのやり取りにおいてBacklogChatWorkなどのツールを利用している場合が多くあります。今回は、BacklogやChatWorkでお客様とのやり取りをする中で、投稿をする際に気をつけている原則を7つ挙げてみます。弊社ではプロジェクトがキックオフする前などはメールを利用する場合も多いのですが、メールでもほぼ同じことが言えるかと思います。

1. 適宜改行を入れる

読みやすいよう、適宜改行を入れます。

2. 一言一句を大切に書く

会社としてのオフィシャルなコメントになることを意識し、一言一句を大切に書くよう心がけます。

3. 必要十分な情報を書く

これはケースバイケースで難しい話ではあるのですが、相手の前提知識を考えた上で適切な粒度で必要かつ十分な情報を書くよう心がけます。
必要なことが漏れないことはもちろん、相手を混乱させてしまうような不要な情報を書かないようにするところも重要です。

4. パブリックに書いて良い情報かを気をつける

パスワードなどの機密情報はパブリックにしてはいけないため、書く場所に気をつけます。

5. 担当者を適切に設定する (Backlogの場合)

ここは運用にもよるところですが、Backlogでは誰がボールを持っているかというところが重要ですので、ボールを持つべき人に適切に担当者を設定します。

6. 投稿前に見直しをする

投稿前には再度見直しし、自己レビューします。自信がない場合は他の人にレビューをお願いします。

7. 投稿した記事の修正はせず追記する

メールなどのやり取りでは修正はできませんが、BacklogやChatWorkでは修正ができてしまいます。
ただ、セキュリティ的にまずいことを書いてしまったり、(ないとは思いますが)誹謗中傷を書いてしまったといったなどどうしてもやむを得ない場合を除き、基本的には記事の修正はせず、記事を追加するようにします。
なお、弊社の社内ではチャットツールとしてSlackを使っています。Slackに関しても自分の書いたことは編集ができてしまいますが、基本的には編集はせずに追記するようにしています。

まとめ

以上、いずれも基本的な事柄ですが、お客様とのやり取りが多くなってくるとどうしても自己レビューが不足したりしてしまうこともあり、初心に返って丁寧で適切なやり取りをしていきたいという自戒を込めて書いてみました。
参考になる部分があれば幸いです。

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