2年以上使用している時間管理ツールTogglのすすめ

どうも、現在ホーチミンでリモートワークをしている古川です。

些事ですが、ホーチミンへ来て1週間足らずで飽きてきた感覚があり、どうしたものかと悩んでいます。
観光名所が一つのエリアにまとまっており、1日で大体の場所を見られてしまったのが大きいと考えています。

はい。

今回は時間管理ツールとして愛用しているTogglを紹介します。

このTogglというサービスは私生活ではもちろんのこと、業務でも有用なため是非ご活用頂きたいなと考えています。

Togglとは

公式サイトにも記載されていますが、主に以下3つの機能をメインとしているサービスとなります。

  1. トグルボタンで時間記録のオン/オフの切り替えが可能。
  2. 複数デバイス対応&記録内容の同期が容易。
  3. 記録した時間を管理画面より視認性の高い形式で確認可能。

また、これらの機能を無料プランで問題なく使用出来るのが良いです。
有料になっても支払いをして使い続けたいほどに依存しています。(金額によりますが)

Togglの機能

1. 時間管理機能

主要な機能です。

Toggl - Macデスクトップクライアント

基本以下2項目のみは手作業で行わなければいけませんが、開始時間や終了時間、どれくらい時間がかかったかは自動で記録してくれます。

①: トグルボタン - 時間管理の開始と終了を切り替えできます。
②: エントリー内容入力エリア- この入力エリアでどのプロジェクトにどういったエントリーを行うか設定します。

※ Togglにはプロジェクトとエントリーという概念があります。エントリーは管理する対象の作業名、プロジェクトはエントリーをまとめるカテゴリ的存在となります。

ここで、②の詳細入力エリアの入力がいちいち手間だなと思う人は少なくないと思います。

この問題を軽減する仕組みが存在するのがTogglの良いところだと考えています。

具体的には「サジェスト機能」、「詳細後付け機能」があります。

1-1. サジェスト機能

上記のように過去に管理したエントリーについて、1文字入力するたびにサジェストしてくれ、選択すると自動でプロジェクト等も設定されます。

この機能に対し運用案としてプロジェクトごとにプレフィックスを設定しておくと、楽にプロジェクトごとに管理したいエントリーを選択することが出来ます。

例: 仕事の場合「w - 作業一覧化」、私生活の場合「p - 休憩」など

1-2. 詳細後付け機能

これは勝手に僕が名付けたのですが、一度トグルボタンで時間の記録だけ開始しておいて、任意のタイミングで詳細を入力することが出来ます。

これにより、忙しい時でもとりあえずトグルボタンで時間管理だけ開始しとこうと考えることが容易になります。心理的障壁を下げられるのはこういったツールにとってとても価値のあることだと思います。

2. 管理画面での管理時間確認

以下のようにプロジェクトごとにどれだけ時間がかかっているのかを円グラフ、棒グラフで表現してくれます。

Toggl - Webサイト管理画面

表示期間も多様に設定可能です。

Toggl - Webサイト管理画面 - 期間指定

エントリーごとに絞りこんで管理時間を確認することが出来ます。
これによりどの作業にどれほど時間がかかったかを個別に確認することが出来ます。
この時も表示期間を設定出来るため、例えば、「2019/07/01〜2019/07/17の特定のエントリー」や「今年全体での特定のエントリー」の時間を表示することが可能です。

これは仕事をしている身としては特に嬉しい機能ではないでしょうか?
作業にかかった時間を報告するタイミングというのは少なくないと思います。

Toggl - Webサイト管理画面 - 絞り込み

僕のおすすめの使い方

最後に僕のおすすめの使い方を紹介して終わりたいと思います。

1. MacとiPhoneそれぞれにアプリをインストール

iPhoneでも使えるようにすることで粒度の細かい時間管理が出来るようになります。

2. Macデスクトップクライアントは前面固定にし右上に配置する

Toggl - Macデスクトップクライアント - 全面/右上固定

上記のように右上に配置し、常に手間に表示されるように設定を行います。

なぜ右上なのか?ですが、まずこのツールでは「記録を忘れる」ことが最も避けたいこととなります。

ではどうすれば防ぐことが出来るのか?ということで頻繁に見る場所に配置すべきと考えました。

時間を確認するために右上の時刻表示を頻繁に見るため、その付近に配置することで記録忘れを減らすことが出来ました。

3. エントリーにはタスク固有IDを入力

これは仕事のみの話です。

MMMでは現在プロジェクト管理ツールにBacklogを用いています。

Backlogでは/プロジェクト固有の識別子-連番 という形でタスクにURLが割り当てられます。
このタスク固有となるIDをそのままエントリーに入力することで、前述した管理画面から特定のタスクにかかった時間を容易に調べたり、サジェスト機能で楽にエントリーに作業名を設定することが可能となります。

以上、Togglの紹介でした!

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