会議を改善するための読書会を行いました！

挨拶

こんにちは！
「ダイエットしたい」「運動しなきゃ」が口癖になりつつある yuhan です。
今回は、先日 SRE で実施した読書会についてご紹介させていただこうと思います！
物語形式で読みやすく、会議の場で取り入れやすい簡単な取り組みが紹介されている書籍を選び、読書会を実施しました。

読書会のきっかけ

まず、読書会を行うことになった経緯から簡単に説明させてください。
SRE では毎日、タスクの進捗状況や相談事を共有する夕会の時間を 30 分の枠で実施しています。

夕会の場では主に下記のようなことを話しています。

• 翌日の予定の確認
• 新しいタスクの確認と担当者の割り当て
• 期限日を設定したタスクの状況確認
• 現在進行中のタスクの状況共有・相談

ファシリテーターは、週ごとに交代制で、おみくじのようなものを使ってランダムに選定しています。

そんな SRE の夕会ですが、実は以前から「時間内に終わらない」という問題がありました。
タスクの相談をしていると、いろいろな話が出てきて 30 分の枠に収まらないことが多く、実際に改善しようと夕会のやり方を変える取り組みはしていました。
例えば、下記のようなルールを決めたりしました。

• ある程度の相談が必要なタスクは夕会ではない時間で別途相談の時間を取る

ですが、決めたものの時間が経つにつれ守りきれなくなり、軽く取り上げたタスクについての話が盛り上がった結果、時間を使ってしまうことは起きてしまい、なかなか改善には至りませんでした。

そこで、gene が SRE チームで今回のテーマとして書籍を提案したことがきっかけで、読書会がスタートしました。

本の感想

本のタイトル通り、会議のファシリテーターに不慣れな私でも実践しやすそうな簡単なことから記載されており、まさに世界で一番やさしい教科書でした。
読了以前は、私の中で「ファシリテーターは前に出ることがある程度得意な人間が向いているもの」という考えがありました。
実際、あまり前に出るのが得意ではない私は、ファシリテーターをすることに苦手意識があります。
ですが、この本には、どんな人でも会議でファシリテーターになることができる知識がたくさん載っていました。
また、物語の形式で書かれているので感情移入がしやすく、自分のようにファシリテーターに慣れていない主人公の視点がメインで、会議で実践することが丁寧に説明されているため、「自分も試してみたい」という気持ちを抱きやすかったです。

読書会での議論

今回の読書会では、SRE の夕会の進め方を改善したいという前提があったため、具体的に取り入れるネクストアクションも含めて議論を行いました。
「これはやってみたい」や「これなら簡単に実践できそう」、「こういう風に実践していくのはどうだろう」と、様々な意見が出て、参加者全員が前向きに会議を改善しようと意見交換を実施することができ、とても有意義な時間になりました。
また、SRE チーム以外のメンバーもご参加してくださり、意見を出していただいたり、Slack ではガヤを投稿していただいたり、読書会を盛り上げてくださいました。

いろいろな議論がありましたが、読書会を通して SRE チームの夕会で実際に行うこととして決まったのは、こちらです。

• 夕会の終了条件を決める
• 夕会のプロセスを決める
  • 各プロせスにおける時間配分を決める
• 夕会の最後に決まったことを確認する
  • 「いつまで」に「誰が」を明確にするように
• ２週間ごとに上記の実践状況を振り返る

oyuchan の発案で、決めたことを忘れてしまったり形骸化しないようにするため、夕会の開始時間に夕会で話す内容と時間配分のリマインダーを設定しています。
2 週間ごとに振り返りを行うことで、以前のように「決めたことが守られない」という状況を防ぎ、改善のサイクルを繰り返していくことを目指しています。

読書会後から、実際に上記を実践していますが、今のところ順調に夕会の枠を超えずに夕会を実施することができています。
夕会の終了条件を決めることで、そもそも「夕会は何のために行なっているのか」という目的の認識合わせができ、「これは夕会ではない時間で話すべき」という判断がしやすくなったと思います。
また、「夕会の進め方」の認識も擦り合わせたので、誰かが脱線しそうになった時も「そちらは夕会後に別で時間を取りましょう」などの発言もしやすくなったかなと思います。
「終了条件を決める」「プロセスと時間配分を決める」「最後に決まったことを確認する」の 3 つはどんな会議でも共通して実践しやすいところだと思うので、参加する様々な会議で取り入れていきたいです！

まとめ

今回は、会議の改善を目指した読書会についてご紹介させていただきました。
前回 SRE で行った IT エンジニア向けの内容とはまた異なり、会議について意見交換や議論を行うことができ、とても勉強になりました。
本記事で載せているのは、簡単に実践できるところのみになっていますが、本にはより深掘りした知識や会議でファシリテーターを務める上で知っておきたいことが多く詰まっていました。
少し実践するには難しさを感じるような内容もありましたが、読書会を通して「こういう形で行うのが良いのではないか」と、より実践しやすい内容にする意見も挙がり、一人で本を読了するだけでは得られない考えに触れることができ、とても有意義な時間になりました。
ファシリテーターに苦手意識がある私でも、読書会を行った後は、ファシリテーターを務めることに対して感じていたハードルが下がったと思います。
会議に対する課題意識がある方は、私たちが実施したような読書会の形で目線合わせをすることも検討されるのはいかがでしょうか。

yuhan