ミーティングに参加するときに心がけていること

こんにちは。下條です。花粉が飛び出してきてつらい時期になりました。。。

今回は、私がミーティングに参加するにあたって心がけていることをご紹介します。

ミーティングといっても

  • 社内ミーティング
  • お客様とのミーティング

があり、それぞれで目的も様々ですが、今回は一般的な話を書いてみようと思います。


まず事前準備について書いてみます。

ミーティングの議題を確認し、関連する資料を読みこんでおく

関連する資料が事前に共有されていれば読み込み、ミーティングの目的に応じて自分の考えをまとめておきます。お客様とのミーティングの場合、分からない箇所があれば事前に社内で確認もしておきます。

ミーティングにおける自分の役割を確認しておく

メインで進行係をするのか/細かい技術的な部分のサポートをするのか/単に雰囲気を把握するだけでよいのか等、必要があれば会議の主催者等に確認し、会議における自分の役割を明確にしてから会議に参加するようにします。

自分が主催者の場合

自分が主催者の場合は以下の準備もしておきます。

  • 参加者との日程調整
  • 事前に議題および必要な資料を共有
  • 議事録を誰かにお願いする

それでは次にミーティング中のお話です。

議事メモをとる

議事録係でない場合でも議事メモを取ることが多いです。これにより、主体的にミーティングに参加することができ、理解度も上がります。
また、これはミーティングに慣れていない人に特にトレーニングとしておすすめです。
議事メモのとり方のコツは後述します。

自分だったらどう答えるか、話すかを常に考える

ミーティングの場で人の話を聞いておくのは大前提としてありますが、自分への質問でなくても、自分だったらどう答えるかも常に考えておきます。これは無茶振りに備えるという意味合いもありますが、トレーニングとしてもオススメです。

分からないことは聞く

もちろん分からないことは聞いたほうがよいのですが、これは正直ケースバイケースではあります。
プロジェクトの途中から参加したようなミーティングでは最初はわからないことばかりかもしれません。お客様とのミーティングなどではあまり議事を遮ってもよくないという場合もありますので、そういう場合は分からないことはメモしておき、あとで社内の人に聞きましょう。

内職 (他のこと) をしない

これは当たり前といえば当たり前の話なのですが、、、自分自身思い返してみると、昔の職場で強制参加の社内ミーティングで、自分に関係のない話題の際に内職をしていたことがあります。本来、そもそも本当に自分に関係がないミーティングであれば参加する意味がないので退出したほうがよかったのかなと思う部分もありますが、いつ自分に関連する話題に移るかがわからないミーティングもあるので、なかなか難しいところではあります。

居眠りしない

これも当然ですね。ちゃんと睡眠をとっておきましょう!


議事録のとり方のコツ

自分のためにとる議事録であれば本当にメモレベルでいいのですが、お客様との会議や社内会議の一部においてはある程度きちんとした議事録にする必要があると思います。そういった議事録を作る際のちょっとしたコツを書いておきます。人により色々とやり方はあると思いますが。

ミーティングのメモを取る

議事録を作るにあたってミーティング時のメモのとり方が全てと言っても過言ではありません。

  • メモは公開する必要があるものではないので、自分だけが分かる形のメモでかまいません。省略語を使ったり、typoしてもそのままにしたり。
  • ただし、慣れてきたら最終形を意識してメモを書いていくといいです。清書する場合には清書をする時間の節約になります。

ミーティング後にすぐに清書する

メモがあっても、ミーティングの内容の詳細は忘れていきます。ですので、できる限り早く清書し提出までしてしまいましょう。

なお、議事録は単なる会話起こしではありません。会議の中で決定した事項、議論した事項を必要十分に整理するようにしましょう。

必要な事項:

  • 決定した事項 (これが一番大事)
  • 合意した事項
  • 今後のアクション

不要な事項:

  • 社交辞令、雑談、議論の本質から外れる事項は議事録に書く必要はありません。

以上、私がミーティングに参加する際に心がけていることをご紹介しました。なにか他にもあるよーなどあれば教えていただけるとうれしいです!

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