リモートで業務をする上で重要な3つのこと

今回は、リモートワークで重要なことを挙げてみたいと思います。
これまで何度かご紹介してきた気もしますが、最近採用で応募いただいた方から質問があったり、インターンで参加された方が戸惑うかもしれないなぁと思う点を主にピックアップしてみました。
特にこれまでリモートワークをしたことがなくて、リモートワークに興味がある方や、弊社のインターンに参加などもお考えの方に参考になればと思います。

進捗と情報共有

リモートワークではオフィスで業務しているとき以上に こまめな報告が必要 だと思います。
オフィスや同じ空間で業務をしていれば、頭を抱えていたり、うーんうーん唸っていたり、イライラしてそうな雰囲気で、ちょっとうまく行ってないのかな、となんとなく察したりは出来ます。
それがリモートではまったく出来ないため、重要だと言われている「報・連・相」を頻繁に行うこと、他のチームメンバーも含めて、共有すること が必要だと思っています。

同じチームメンバーがハマっているな、とわかればヘルプに入ることも出来ますし、手付かずになっているタスクを分担することも出来ます。
設計や実装に悩んでいる、という状況がわかれば、「ちょっとチーム全員で議論しましょうか」となるからです。

「これってどうなっているんでしたっけ?」
「この件、どういう状況でしたっけ?」

という確認がされる前に、どんどん進捗を共有しちゃう。
進捗確認されたら、ちょっと情報共有が足りてないかもな、ぐらいの意識がちょうどいいかもしれません。

雑談への積極的参加

雑談には積極的に参加することも重要だと思っています。
一般的な会社であれば、

「私語は慎め!ちゃんと仕事しろ!」

などと注意するのかもしれませんが、リモートワークでは雑談が非常な重要であると思います。

人間関係を良くするのに重要なコミュニケーションは、「質より量」であると言われます。
一回の濃さより回数の多さに影響を受けるのです。
必要なときにだけ、がっつり数時間話すよりも、ちょっとしたことや他愛の無いやり取りを何度も行ったほうが、信頼関係が生まれるということです。
これは、人は接触する回数が増えるほど、その相手への好意も信頼も高まるという「接触理論」と呼ばれるもので、テキサス・クリスチャン大学のドナ・デスフォーゲスの研究で、「嫌いな人でもやりとりをした後には、偏見や差別の心が減る」ことが確認されているそうです。

リモートワークでは、オフィスで仕事をするのとは違って、チャットベースで雑談をするのも手を動かさないといけなかったり、自分からアクションを起こさないといけない分、一手間必要です。
必要最低限の会話のみをしていて、コミュニケーションの頻度が落ちると、自然と信頼関係も損なわれかねないので、

「雑談ばかりしているとサボっているように思われる嫌だ」

など考えすぎずにリモートで業務を行う際は、むしろ リモートワークで人間関係を良好にするための必要なんだ と認識して、気になったニュースでも、最近読んだ書籍でも、日頃の出来事でも、何でもいいので、共有・投稿しちゃう。
そういった積極的な雑談への参加することが重要だと思っています。
(もちろん、業務の進捗を妨げない程度に…ですが)

ちなみに弊社では、チャットベースの雑談だけでなく Skypeでの一対一の雑談タイム(マンツーマンミーティング) も設けていて実践しています。

迅速なレスポンス

「進捗と情報共有」の項目でも書いたことに通じることですが、

「この件ってどうなってますか」
「◯◯の件、返信がないですが進捗はいかがでしょうか」

このように聞く場合、多くの場合はただ単純に進捗を把握したいだけです。
特に進捗が芳しくないから責めているというわけではないです。
仮に進捗が思わしくない場合でも、

「XXのところでハマってて、ちょっと遅れ気味です」
「来週水曜日までに終わらせる予定でしたが、ちょっと厳しそうです」
「忙しくて手がつけられていない状況です」

など、現状をありのままに伝えて欲しいだけなのです。
納期に遅れそうな事態になっていれば、リソースや納期の調整や体制の見直しが必要になってくるため、早めにそして正確に状況を知りたいです。
特にインターン参加される方が多い印象ですが、

「対応できてないから対応が完了したら報告しよう」
「忙しくて出来てないから、出来てからレスしよう」
「形に出来てから話そう」

と考えているからか、返信が2〜3日後ということがあったりします。
その間、何度か

「度々のご連絡で恐縮なのですが、ご対応いただけそうな日にちをお知らせいただけますでしょうか」
「以前お願いした◯◯の返信がまだ無い状況ですが。ご対応をお願いできますでしょうか」

など、お願いしているにもかかわらずです。

「XXまでにやります」「忘れてました。すぐ対応します」  

等、返信を書くのにそんなに時間がかからないと思います。
レスがないと、

「◯◯さん、大丈夫かな」
「レスが3日間ないけどインターンを続ける気持ちがなくなっちゃったのかな」

などこちらも不安になってしまいます。
リモートで業務をしていて状況がわからないからこそ、 迅速なレスポンス、情報共有が重要 だと思います。

まとめ

以上、弊社でリモートワークをする際に重要だと思っていることを3つほど挙げてみました。
3つとも共通することとしては、コミュニケーションに関することだと思います。
リモートワークで、オフィスで業務する場合と比べると気軽に話ができない環境だからこそ、コミュニケーションを重要視しており、MMMではいろいろなツールや仕組み・制度を作って円滑なコミュニケーションを図れるように取り組んでいます。

【参考】
絆を深めるマンツーマンミーティング | MMMブログ
信頼される人のコミュニケーションは“質よりも総量” 「人望が集まる」ちょっとした仕草:PRESIDENT Online - プレジデント
小山昇:部下とのコミュニケーションは「質」よりも「量」を追求せよ | BizCOLLEGE <日経BPnet>
コミュニケーションは質より量だ! | BizCOLLEGE <日経BPnet>


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